Dokumendihalduse peaspetsialist,

Dokumendihalduse peaspetsialistina tagad, et meie kontserni dokumendihaldus ja arhiveerimine toimiksid tõhusalt, ühtselt ning vastaksid kõigile kehtivatele nõuetele. Sinu rolli keskmes on dokumendihaldussüsteemi arendamine ja haldamine, andmekvaliteedi tagamine ning organisatsiooniüleste põhimõtete kujundamine. Oled eestvedajaks dokumendihalduse metoodika ja protsesside arendamisel ning mängid võtmerolli uue dokumendihaldussüsteemi väljavahetamise projektis. 

Sinu peamisteks tööülesanneteks on:

• dokumendihalduse ja arhiveerimise põhimõtete, kordade ning reeglite väljatöötamine, ajakohastamine ja rakendamise tagamine; 

• elektroonilise dokumendihaldussüsteemi administreerimine: õiguste haldus, kasutusanalüüs ja süsteemi töökindluse tagamine; 

• kasutajatoe koordineerimine: pöördumiste lahendamine, probleemide analüüs ning praktiliste lahenduste leidmine; 

• andmekvaliteedi regulaarne kontroll, analüüs ja parendusmeetmete elluviimine; 

• koolituste ja juhendamiste korraldamine ning läbiviimine (uued töötajad, värskenduskoolitused, süsteemiuuendused); 

• osalemine dokumendihaldussüsteemi väljavahetamise projektis: ärinõuete kaardistamine, testimine, kasutajate kaasamine ja infovahetus; 

• dokumendihalduse protsesside arendamine koostöös sise- ja välispartneritega. 

Meiega on sul võimalus: 

• olla võtmerollis uue elektroonilise dokumendihaldussüsteemi väljavahetamise projektis, mis mõjutab kogu kontserni; 

• kujundada dokumendihalduse tuleviku standardid ja praktikad; 

• saada rollis suurt iseseisvust ja vastutust ning panustada organisatsiooni roheteekonda kaasaegse digitaalse infokeskkonna arendamise kaudu; 

• kasutada sisemisi arenguvõimalusi (projektid, vastutusrikkamad ülesanded) ning kandideerida kontserni teistele ametikohtadele; 

• nautida 5 lisapuhkusepäeva peale esimest tööaastat;   

• liituda heaolupaketiga, mis sisaldab tervisekindlustust ja/või Stebby teenuseid – sinu heaolu on meile oluline!   

Ootame just sind, kui sul on: 

• kõrgharidus (soovitavalt infokorralduse, teabehalduse, IT või seotud valdkonnas) ning varasem kogemus dokumendi- või teabehalduse valdkonnas; 

• kogemus elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutamise ja/või administreerimisega ning väga hea dokumendihalduse ja arhiveerimise põhimõtete tundmine; 

• hea arusaam IT-lahendustest, äriprotsessidest ja andmekvaliteedi juhtimisest ning kogemus juhendite ja protsesside koostamisel; 

• väga hea suhtlemisoskus, süsteemsus, analüütiline mõtlemine ja iseseisvus; 

• inglise keele oskus tasemel C1 (vene keel suhtlustasandil tuleb kasuks); 

• väga hea digipädevus (Microsoft 365) ning kasuks tuleb kogemus infosüsteemide testimisel ja Jira kasutamisel.